à atenção dos utilizadores compulsivos do correio electrónico... 'evite os 7 pecados "mortais" do email'... sugestões... no tek...!

"O estudo aponta sete hábitos perigosos, que podem ter um impacto negativo na vida profissional: 

• Mensagens ping pong - emails constantes entre utilizadores, com respostas rápidas, que criam longas cadeias de mensagens
• Mensagens fora de horas - obrigam toda a equipa a estar em prevenção permanente
• Enviar emails dentro da empresa - substituindo o contacto pessoal por mensagens de correio eletrónico
• Ignorar completamente os emails - No outro extremo dos hábitos negativos está a ignorância total dos fluxos de mensagens
• Pedir recibos de leitura - O acompanhamento das notificações de abertura e leitura de emails acaba por gerar mais tráfego e stress
• Responder imediatamente a um alerta de email - Não deixar "repousar" as mensagens acaba por não ser positivo.
• Respostas automáticas - Estou fora do escritório em reunião, ou só volto daqui a algumas horas, é uma mensagem a evitar. 
  
  
  
  
  
  Os sistemas de email têm já assumido uma série de ferramentas que facilitam a gestão do fluxo constante de mensagens, com filtros e regras que ajudam a "arrumar" cada mensagem nas pastas certas, ou a reencaminhá-las para as pessoas mais indicadas. 
  
  
  A organização da Caixa de Entrada por Assunto pode ser outra das estratégias a seguir, e as recomendações de especialistas apontam ainda outras recomendações, como a colocação do email em modo "offline" para resposta de mensagens fora do escritório, o que permite a normalização do fluxo de mensagens trocadas para horários de "expediente". 
  
  
  Se sentir que está em risco perante alguns dos "pecados mortais" do email apontados pelo estudo britânico, veja algumas das recomendações para garantir uma gestão mais eficiente da caixa de correio, poupando horas de esforço inglório a si e a outros membros da sua equipa e mesmo a amigos e familiares. 
  
  
  1. Assuma a liderança da sua caixa de correio - Faça um pequeno estudo e verifique quem são as principais fontes das suas mensagens e quais devem ser respondidas prioritariamente. Pode usar as regras presentes na maioria das aplicações para atribuir alertas, cores, ou redirecioná-las para pastas específicas. Sobretudo as subscrições de mailling lists.
  2. Dê prioridade ao que é verdadeiramente importante - Nem todas as mensagens têm de ser respondidas assim que chegam à caixa de correio. Estabeleça prioridades. Um conselho adicional para emails mais sensíveis: deixe as respostas a repousar antes de as enviar, sobretudo se forem mais intempestivas. Pode poupar alguns dissabores...
  3. Tire partido das funcionalidades offline - "Limpar" a caixa de entrada durante uma viagem pode ser bastante produtivo, mas a vantagem de responder a mensagens sem receber novos itens pode ser aproveitada também em situações normais, colocando o email em modo "offline".
  4. Não use o email como meio principal de comunicação - Há alguns temas que continuam a resolver-se melhor com uma conversa com os colegas da sala ao lado, ou simplesmente pegando no telefone. Sobretudo se já tiverem sido trocadas algumas mensagens sem sucesso na comunicação ou entendimento.
  5. Explore algumas ferramentas para evitar mensagens não desejadas - Alguns serviços podem evitar que continue a receber mensagens que não deseja, como o Unroll.me e o SaneBox.
  6. Estabeleça regras para a utilização do CC - Avalie se é necessário incluir os seus colegas em toda a corrente de emails trocados a propósito de vários temas. Se tiver regras que se apliquem a toda a equipa o volume de emails na Caixa de Entrada vai certamente diminuir.
  
  
  
  
  Estas são apenas algumas das recomendações mais relevantes, mas se na sua experiência tiver outros conselhos, não hesite em os partilhar com os leitores do Tek."

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